电子邮件商务礼仪
在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。下面是小编为大家整理电子邮件商务礼仪,希望对您有所帮助,欢迎大家阅读参考学习!
职场电子邮件礼仪
1. Email正文要简明扼要,行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!
3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提
示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅读。
7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使用¤之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email 不是你的情书,所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
关于结尾签名
1. 签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过5行。
你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
关于其他注意事项
在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息;
转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员,或者未经授权的接收人;
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息;
不要将RE了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑;
对外重要文件必须经高阶主管认可签字转为PDF文件,或由高阶主管亲自发送;
所有的电子邮件应自我Double check后才发出。
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