提高高校学生档案管理水平的理性思考与路径探

提高高校学生档案管理水平的理性思考与路径探

摘  要：高校学生档案记载着学生的学习经历、成长过程和综合表现，是学生立足社会和社会选拔任用人才的“原始依据”，关系着学生的前途命运，对社会、高校和学生具有重要的意义。当前高校学生档案管理存在较多问题。加强制度建设、完善体制机制、丰富档案内容、做好宣传教育、拓展档案服务是提高高校学生档案管理水平的主要路径。
关键词：高校学生档案；毕业生；档案意识；信息化
档案在人类发展史上具有重要的历史地位，其演变“与人类社会物质文明、精神文明的发祥和进步程度密切相关，反映了人类记忆的发展脉络和水平” 。[[1]冯惠玲,张辑哲．档案学概论［M］．北京：中国人民大学出版社,2001：18．]⑴胡锦涛同志曾经指出：“档案是人类活动的真实记录, 是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。”[ [2]胡锦涛同志在会见全国档案工作暨表彰先进会议代表时的讲话［J］．兰台内外,2001(1)： 1．]⑵档案因其原始性、真实性、延续性特征，承载着丰富的历史文化内涵，有着重要的研究和应用价值，对各行各业来说都意义重大。
进入新世纪，档案这个历史的产物面临着深刻的机遇和挑战。档案的管理与研究应自觉与社会进步的要求相适应。作为“国家人事档案的组成部分”[[3]王德欣．高校学生档案管理的新思路［J］．兰台世界,2005(8)：68．]⑶，高校学生档案记载着学生的学习经历、成长过程和综合表现，是学生立足社会和社会选拔任用人才的“原始依据”，关系着学生的前途命运。但由于复杂的历史和现实原因，高校学生档案一方面未能得到应有的重视，其管理体制仍带有计划经济的色彩，管理效率和现代化技术应用水平不高；另一方面未能充分发挥作用，为高等教育改革的深化和社会人才选拔机制的完善作出应有的贡献。
一、做好高校学生档案管理工作的重要意义
1、从高等教育改革与发展角度来看，学生档案真实记录着教育教学的全过程及其成效，“不仅是人才工程的核心部分，也是积极贮备人才素质材料的信息载体”[[4]周冀,孙碧燕．高校学生档案管理要转变观念［J］．兰台内外,2005(2)：44．]⑷，可以说体现着高等教育改革与发展的整体风貌，因而学生档案工作水平的不断提高是高等教育改革与发展的客观需要。随着高等教育改革的深入，学生档案管理也应该随之呈现动态的发展趋势，真正成为教育质量和学生素质的提升在高等教育管理工作中的一个重要“映射”。
2、从高校角度来看，学生档案管理工作体现着学校的办学水平。如果说学生是高校的“产品”，那么学生档案就是“产品说明书”，是高校展示学校校风学风、综合实力乃至办学特色的窗口。真实、丰富、特点鲜明的学生档案和严格、规范、高效的档案管理，能够为高校赢得良好的社会声誉。因此，提高学生档案管理水平是高校树立整体形象、谋求持续发展的必然要求。
3、从学生角度来看，档案是学生未来事业和人生发展道路上的永久的“身份证”。档案证明学生在正式进入社会之前的学习经历、政治面貌、社会关系、品德素养、心理人格、学术水平、综合能力、实践技能、身体状况等，是学生未来人事档案的重要组成部分和人生履历的坚实支撑，具有原始性、唯一性特征。而且就目前的社会结构和人事制度来看，档案还关系着学生的“干部身份”，与学生的职业选择、定级晋升、职称评定、工资工龄、社会保险、升学出国等密切相关。使学生了解档案的价值和作用，并且建设、管理、使用好学生档案是学校应尽的义务。
4、从社会角度来看，档案是学生步入社会的重要的“通行证”，查阅档案是用人单位除面对面考察学生之外的又一种重要方式。无论是何种性质的用人单位，都希望尽量节约成本，以最高的效率选拔出最合适的人才。高校加强学生档案的管理，有利于为社会用人单位提供周到、便捷的人力资源管理服务，满足社会各类用人单位的现实需要。
二、高校学生档案管理工作现状及其原因分析
当前的高校学生档案管理存在较多的问题，高校、学生以及社会各界的认识水平和重视程度不一，其原因也是多方面的。
1、在社会观念层面，随着社会竞争的日渐激烈，档案造假、履历造假、学历造假等不道德的事件时有发生，使学生档案的严肃性受到影响，难以得到应有的重视。甚至有的高校为使毕业生就业顺利，也为了学校的社会声誉，对学生档案进行篡改。[[5]王德欣．做好学生档案工作 为大学生就业服务［J］．中国档案,2005(10)：32—33．]⑸虽然是个别现象，但其影响恶劣，直接降低了高校学生档案的公信力，致使学生档案在人才选拔过程中的参考价值随之降低。现在很多用人单位不再把学生档案作为选拔录用人才的依据，甚至还会发生丢失档案的情况。受此影响，高校、学生对档案的重视程度也在逐渐弱化。
2、在社会体制层面，随着我国经济体制改革的逐步推进，非公有制经济得到长足发展，逐渐成为吸纳高校毕业生就业的主要渠道。非公有制的用人单位没有人事档案管理权，事业单位、国有企业也在探索聘任制改革，人事管理逐步与市场接轨，而作为我国“新型人事管理社会化模式”[[6]孙鹏红．人事代理中的档案管理问题探析［J］．中国校外教育,2009(12)：136．]⑹的人事代理制度尚不完善，导致很多用人单位不过问学生的档案，以劳动合同关系完全取代人事关系。这也是很多毕业生成为“弃档户”的原因。
3、在管理制度层面，高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据。制度的缺位是制约高校学生档案管理水平提高的主要原因。1993年，国家教育委员会发布了《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，对“高等学校档案”划分了党群、行政、教学等十个类别，“学生档案”没有列为一个单独的类别。2005年，教育部颁布了《普通高等学校学生管理规定》，对学生的学籍管理、奖励与处分等提出了明确的规定，但仍没有涉及学生档案管理。作为高等学校学生管理工作在新时期的纲领性文件和主要依据，缺少对学生档案管理的关注，不能不说是一种遗憾。究其原因，主要是学生档案具有个体性，并且不在学校永久保存的范围之内，大学教育也只是学生档案生成过程中的一个阶段。2008年，教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》，在文件材料的归档范围中增加了“学生类”，主要包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。这体现了国家教育和档案工作行政部门对高校学生档案的重视，但总体来说比较笼统，对具体操作的指导性不强，缺少标准化、规范化的指标体系。
4、在管理操作层面，高校学生档案管理在体制机制、人员队伍、建设开发、技术应用以及学生档案意识培养等方面均存在一定的不足。
一是管理松散，缺乏协调。不同的学校管理学生档案的牵头单位不同，有的是档案馆或综合档案室，有的是人事处，有的是学生处，比较普遍的是把档案分散到学院（系）进行管理。由于缺乏一定的协调机制，容易出现各自为战和临时突击的混乱现象。而且人员、场地、经费等往往难以得到保障，使工作无法深入开展。
二是管理人员素质不高，流动性强。多数学校把档案存放到院系，这种模式有一定的优势。但管理人员基本上是由团委书记、专职辅导员或党委秘书兼任，一方面缺乏必要的专业知识，时间和精力也难以保证，另一方面人员流动性比较强，不利于学生档案管理工作的稳定。
三是内容陈旧，信息不足。多年来，高校学生档案内容的基本构成没有多少变化，以入学、学籍、成绩、党团材料、毕业等方面的表格为主。其中的主观评价也多为套路化语言，往往给人千篇一律的感觉，无法充分展示学生的个性、特点、优势，能够提供给用人单位选拔人才的信息不多。
四是学生的档案意识不到位。高校中绝大部分学生不了解档案的构成、重要意义和相关标准，缺少基本的档案处理素养和训练，比如用笔、用纸、书写以及组档、转接等方面就存在很多无意识的不规范现象。问题虽小，但造成的影响是无法估量的。增强学生的档案意识，是学生档案管理工作的一个重要部分。