商务电话接待礼仪

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在商务交往中,不允许接电话时以“喂,喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。下面是小编为大家整理商务电话接待礼仪,希望对您有所帮助,欢迎大家阅读参考学习!

电话礼仪

拿起电话之前

1、当接到电话时,回答要礼貌得体,即使对方看不到你表情,也要保持微笑;

2、尽量在电话铃响三声之内接听;

3、确保你的嘴里没有任何东西,可以清晰的交谈;

4、笔记本和笔要放在方便拿取的位置,以便记录一些信息。

拿起电话之后

1、在接到电话时首先要问候,如果接听电话晚了应该向客人道歉,问候时声音要有精神。然后自报家门,外线报哪个公司,内线报哪个部门;

2、注意倾听,并时不时的说些——嗯、是、对、好之类的短语;并要注意说话声音不能过大也不能过小,吐字清晰,简明扼要;

3、如果是需要转接电话,应该请客人等待并且尽快转接,如果是代听电话应主动询问客人是否需要留言或转告。留言要准确记录,并重复确认留言;

4、如果对方说了一些问题或事情应该及时记下来;

5、如果对方迫切想得到回复,尽量掌握主动权,不要让客人等几十分钟后打来,要内部询问清楚后,再主动打给对方;

6、对于一些推销电话,态度也不要过于不好,只要有礼貌的拒绝就好,因为你的语气也会影响到对方的心情。

通话结束后

1、在没听清对方的问题或需求时不要匆匆结束通话;

2、挂电话时要询问客人还有什么吩咐吗,表示对客人的尊重,没有事情就与客人道谢,结束通话前要记得说,“谢谢您的来电”、“再见”、“我会尽快与您联系”等;

3、等客人或领导挂电话后,再放下电话。

接听商务电话要点

电话铃响,拿起话筒,首先以礼貌用语,通报自己的单位名称,明确所找的人后,可立即回答,如遇要找的人不在,可婉转回答对方或告诉对方过会儿再打来,对方有重要事可转告或被要求记录下来,应认真予以记录,其中的重点内容再复述一遍,以证实是否有误。

当电话交谈结束时,可询问对方,说些客套话,这既是尊重对方也是提醒对方,最后可说“再见”,一般是在对方放下话筒后再放下自己的话筒。交谈中(包括电话交谈)要使朋友做到“投机”、“合拍”收到良好的效果,除了遵循的规范礼仪,还要注意交谈中的“忌讳”,一般注意以下四点:

1.内容应以双方共同感兴趣、需要商量的事为主,对别人不愿谈及的事或容易引起悲痛伤心的事,应尽量回避,如遇不得已而提及,语言应婉转含蓄。

2.交谈中避免提及对方的生理缺陷。

3.不应随便议论长者和名人,特别不应把他们的私生活当作谈资,否则给人留下浅薄无聊的印象。

4.交谈中,如果无意涉及某些话题,刺伤了对方,应立即道歉,请求原谅,这是交谈中应有的风度。

接听电话应使用普通话,说话语速要均匀、语音要清晰,语气温和,音量适中;

电话铃响3声内必须拿起电话,主动问候:您好!客户服务中心×。请问您有什么问题。对服务请求电话,要按规范做好记录;

对无法当场解决的问题,要给客户一个带确切时间的答复。并在该时间内给客户一个处理方案。

接听投诉电话应保持平和的心态,多听少说,尤其不能推托责任,避免向客户表露情绪,避免与客户纠缠以往的不快,避免向客户陈述公司内部的运作细节,对由于我们的工作或产品质量问题给客户所带来的不便及不满,应给予真诚的道歉;同时应认真做好记录,并按规定程序逐级反映。

商务电话接待礼仪

在通话途中,不要对着话筒打哈欠,或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。

结束通话时,应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话,不宜“越位”抢先。

在接电话时,再次要注意给予对方以同等的待遇。坚持不分对象地一视同仁。

极其个别的人,长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。即使是接电话地,也极为庸俗地“因人而宜”、“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时,一开始总是“拿架子”,“打官腔”。

先是爱搭不理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”,然后能推的事情就推,能踢的皮球就踢,“事不关己,高高挂起”。

不过他们的“天气”也不总是永远这般“阴沉”,一旦听出来对方是上司、是家人、是朋友,或是自己正在求助的人,立即就会“雨过天晴云散尽”,低声下气,细语柔声,卑躬屈膝,有求必应,不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能平等待人的做法,既容易得罪人,也会让旁人看不起。

在接待外来的电话时,理当一律给予同等的待遇,不卑不亢。这种公平的态度,容易为自己赢得朋友。

在通话时,接电话在的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客,不宜长谈,或另有其他电话挂出来,需要中止通话时,应说明原因,并告之对方:“一有空闲,我马上挂电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。

遇上不识相的人打起电话没个完,非得让其“适可而止”不可的话,说得应当委婉、含蓄,不要让对方难堪。比如,不宜说:“你说完了没有?我还有别的事情呢,”而应当讲:“好吧,我不再占用您的宝贵时间了”,“真不希望就此道别,不过以后真的希望再有机会与您联络”。


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