关于办公时间管理

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标的过程。下面小编给大家分享关于办公时间管理内容，希望能够帮助大家!

关于办公时间管理

第一招，浏览及按重要紧急划分工作

所谓一年之计在于春，一日之计在于晨。每天上班第一件事甚至是浏览所有待办事情，按重要，紧急情况排序。按四项类别划分，如下图:

图片发自简书App

分类后，紧急重要程度一目了然。重要又紧急的事情，是需马上完成的。同时，为避免别人催促，紧急不重要的事情，应该放入第二类。第三类，重要不紧急的事，做好计划后，应由方向地完成。最后一类，不重要又不紧急的事情，可安放待办事情。我们工作时，特别在忙碌状态下，大脑容易凌乱，往往会拿起一些较容易又可以快速完成的事情去做。其实这是个误区，大脑也会偷懒，经常会选择容易的事情，这样琐碎又简单的事情做得越多，大脑会“误以为”做了很多事情，产生愉悦感。往往这类简单琐碎的工作，是不紧急又不重要的事。因此有必要浏览及分类工作。这样的好处，除了有意识地知道重点工作，记录避免浪费脑力去记忆，最重要的是，预先知道所有的工作，有部分工作是需要旁人协助，如取到同事的信息，也可提前通知，有所准备，避免等待及因缺少信息，工作被推后等现象。

第二招，把工作放入对应的时间表

很多人都喜欢针对工作内容，评估大概的完成时间，如做工作汇总要花1小时，然后开始工作。但这样安排容易在工作过程中分散精神，也难达到催促工作的效果。如何优化?只需两步，预估工作完成所需时间，把任务放入时间表内。如工作汇总，需要1小时，安排在早上9点到10点。这样精确的时间段，而且有截止时间，就会忍不住加快速度工作，一旦有分散注意力，就会警惕自己，专心继续下去。在早上10点前，大部分人都未正式进入工作状态，所以为避免有打扰，浏览排序工作，以及第一第二重要紧急工作，应该在10点前完成，至少是尽最快速度完成。同时，把事情放入多应的时间表，时间单位越小越精确，避免时间观念模糊，对加紧处理工作有提醒作用。

第三招，不同种类的工作，轮流处理。

办公时间太长，或者遇到烦心事，不知道如何处理时，会忍不住拿起手边的手机，刷微信，看小说等放松心情。可手机一拿起来，沉浸在愉悦的玩乐中，十几分钟又过去了。这类现象的主要原因是大脑疲劳，导致厌倦工作内容。可以参考如下办法，交替处理工作，像我们读书时期，语文数学，文科理科是交替轮流上课的。至少不会出现一整天都是语文课，明天一整天是数学课。我们工作的安排 也可参照交替处理。如安排半小时处理订单，半小时工作汇总，再花几分钟寄快递。这样大脑得到短暂的休息，处理不同的内容，也能保持专注力，自然就不会想玩手机了。

第四招，处理障碍要等待

如今微信，QQ，电话等办公交流方式，极大地缩短工作处理等待时间，可也带来不少弊端。各种各样的的消息跳出来，咨询，投诉等问题应接不暇。随便一条消息都有可能是一个任务，对于处理这种信息，很多人都苦不堪言，看得眼花缭乱，而且一旦对某个信息回复，接下来仍有一番对话，你得来回切换对话框，手忙脚乱处理每个对话。甚至在办公室里，不可能独自处理事情，总会有人走来咨询某些信息，打断你的思路，甚至会让你优先处理他的事情。时间在你处理各种信息中，不知不觉失去了。如何避免这类问题?最佳处理办法是，让这些阻碍等。

对于各类信息，无关的就取消提醒。若是直接联系你，就需定期回复，比如是每隔一小时回复处理，一般有紧急的事，都会电话联系，如果用邮件或QQ微信咨询，都会有耐心等待回复的。这样可避免消息轰炸。如果遇上现场咨询信息，看解决方案。不是每个问题都应该由你回复，有可能别人觉得与你有关，最重要的是，让咨询你的人，能够自主找到解决问题的途径，所谓授人以鱼，不如授人以渔就是这道理。最后，某类非常紧急，又务必只能由你处理的事情，可以先记录正在工作的事项进度，再处理这些突发事件，避免重新处理当前任务时 出现思路中断的问题。

没有任何工作是一帆风顺称心如意的，唯有不断修正，懂得利用办公时间，提高工作效率，才是最根本的。

五种经典时间管理理论

6点优先工作制

该方法是效率大师艾维利向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……

艾维利认为，一般情况下，如果一个人每都能全力以赴地完6件最重要的事情，那么他一定是一位高效率人士

帕累托原则

这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，总是那些20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润;世界上创造了80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了 20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。

根据这一原则，我们应当对要做的事情分轻重缓急，进行如下的排序：

A.重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。

B.重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

C.紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则，而不是把“重要”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

D.既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。

麦肯锡30秒电梯理论

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备也无法在电梯从30层1层运行的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要的客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内`。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。

办公室美学

秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。

我们应当养成如下良好习惯：

物以类聚，东西用毕物归原处;

不乱放东西;

把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记;

好记性不如烂笔头，要勤于记录;

处理文件的3个环节：第一，迅速回复。

第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。

第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。

莫法特休息法

《圣经新约》的翻译者詹姆斯?莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着他正在翻译的《圣经?新约》译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。

“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果长时间持续同一项工作内容，就会产生疲劳，使活动能力下降。如果这时改变工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有交的调剂和放松。

办公时间管理原则

1 用精力最佳的时间完成最重要的工作。工作可能同时有很多，但不见得每件事都是重要的，拿到工作时首先将工作按照主次排序，把紧急、重要的工作放在前面。

2 反对浪费时间。既然已经开始工作，那就精力集中的投入进去，不能三心二意，把时间浪费在没有意义的事情上。

3 保持时间上的弹性，科学管理时间，文武之道，一张一弛。工作中也要适度的休息，很多时候，适度休息反而可以走的更远，经过短暂的休息，再开始工作的时候更容易产生新的灵感。

4 领导不能事必躬亲。事必躬亲是小生产的管理方法，不懂得授权，而满足于自己辛辛苦苦，往往顾此失彼，管理不到位。

5 坚持自我。优秀的人往往都有很强的自控力，能够清楚自己在什么时间该做什么，而是不随波逐流，看到别人做什么就做什么。