考虑三个基础因素 做好时间管理

考虑三个基础因素 做好时间管理

时间管理和任何其他管理都不同，时间实际上是不能被管理的，时间不能被控制，也毫无弹性。时间只是一个尺度，所谓的时间管理，其实是指在一个预期的时间尺度下，调用其他各种资源，做好一件事情。要做好任何一项工作，需要考虑三个最基础的因素：时间、计划、身心投入。
1、明确「最小可用时间」的概念
管理学大师德鲁克在《卓有成效的管理者》中非常强调『整块时间』的重要性。想象一下，如果你写一份报告需要两个小时，那绝不意味着，你每次花10分钟，每天两次，持续一个星期，也能把这件事高质量地完成。如果你真的这样做，很可能到最后，你还停留在第一页。

任何一件事情，不论大小，你都需要评估一个「最小可用时间」。比如，写工作报告需要2小时，整理办公桌需要15分钟，充分讨论一项工作需要30分钟……

除了时长，「最小可用时间」还需要满足以下几点：

连续性：这段时间应该是基本连续的，不能被切割成七零八碎的。
独占性：这段时间只能做这一件事，不能被其他事情或人干扰。
可用性：这段时间内，完成某项工作的内外部条件是具备的。内在条件是指，你当时的精神状态、身体状态是否适合做这项工作。外在条件是指，你所处的环境是否适合做这项工作。
如果以上这些条件都符合（当然不需要100%严格符合），那么这段时间就是适合做某件事的『最小可用时间』。如果不符合，你最好干脆不要开始，否则，你几乎注定不能把这件事情做好。

2、凡事都要列计划，计划之外无工作
我们之所以不能快速进入状态，是因为手头做着这件事，心里头想着好几件其他的事。养成列计划的习惯是一个很好的解决方案。只有明确地让一件事情占据你时间线的一段，你才能专心致志地把它做好。

对于可做可不做的小事，这一点尤其有效。比如，清理办公桌面这件事，做了有好处，但是也没那么紧急，所以经常一拖再拖，直至桌面乱到不能忍受的地步。好不容易下定决心终于开始做了，又很容易被其他优先级更高的事情打断。但如果我们把「清理办公桌面」这件事列入工作计划，明确「xx:xx ~ xx:xx」这段时间是专门用来清理办公桌面的。在这个时间段内，「清理办公桌面」就是我们优先级最高的头等大事，除非十万火急的突发事件，其他工作都不允许干扰。我们就能有条不紊、专心致志地把这件事做好做彻底。不要小看花15分钟做好一件小事能给我们带来的满足感，也不要低估小事情积压起来带给我们的焦虑和挫折感。

有的人可能会觉得凡事都列计划，未免太浪费时间。

首先，当然不是真正「凡事」都要列计划，吃饭喝水上厕所这样的事不需要。只有你觉得算得上是一件「工作」的事，有必要花一整段时间做的事需要列计划。而且这里说的计划不需要计划书、甘特图等特别复杂的东西，只需要明确「事件-时间」这个二元组合就行，你可以使用最简单方便的方式列计划。比如记在随身带的手帐上，或者在印象笔记里开一个专门的笔记本，或者用朝夕日历的语音输入功能，短短几秒钟就能创建一个事项。

其次，计划并不是指每天早上一次性把全天的事都安排好，那样的话太僵化，很难实施。计划可以随时创建、修改、优化。你只需要保证当前的「事件-时间」二元组是明确的就行，可以完成了当前这件事再计划下面的事。

总而言之，列计划并没有想象中那么费时间，大部分人每天不会超过15件工作，每件工作花1分钟列计划，每天15分钟足矣。而做好这件事，给我们节省的时间，提升的工作质量，是完全值当的。

3、运用正念的力量，全身心活在当下
有人问大珠慧海禅师是怎么用功的。
他答道：「饥来吃饭困来眠。」
对方说：「大家都是这样的啊！那他们都跟你一样用功吗？」
大珠禅师说：「不同。他吃饭时不肯吃饭，百种思索；睡觉时不肯睡觉，千般计较。」

正念的力量就是：让你活在当下，全身心地投入每一件事。那怕是清理办公桌这样的小事。用心体验你的每一个动作，观察办公桌在你的努力下，从凌乱到整洁的过程，感受这个过程的奇妙和深邃。要知道，这跟人世间任何英雄人物做出的伟大事业，乃至洪荒以来，世间万物在太阳的光辉下从无序走向有序，在本质上其实一样的呢。意识到这点，我们又何必为了这件那件「小事」而心烦意乱，做不好当下手中这件「小事」呢。当我们做好了当下这件「小事」，又有哪件「小事」是我们做不好的呢？