碎片化的的时间如何高效利用

碎片化的的时间如何高效利用

感谢朋友的分享，搭建了高效工作/生活的大框架。珠玉在前，我的补充主要集中在三方面：

1. 如何利用碎片时间
2. 日常琐事的处理
3. 突发事件来临怎么办

如果我们能很好地利用碎片时间+ 不让日常琐事切割整块时间+ 在突发事件来临时用最少的时间损失来处理，我们在一天内可以做的事情就会越来越多。
1.
最开始发现碎片化时间的美妙是在英语学习中，好处就是从初中起到现在我从未觉得背单词是一件困难的事情。每天吃饭前的10分钟单词，奠定了20000词汇的基础。

• 安排在吃饭前，而不是饭后或者其他时间，保证了计划的执行率。人每天都要吃饭，不存在忘记的可能性；背完单词才可以吃饭，将“等一会儿再背”这种懒筋发作的几率降到近乎为零。
• 每天十分钟（词汇量变大，背单词速度加快了以后，增加至15分钟），将计划的执行难度保持在一个比较舒适的范围内。我从没有过连着半个小时背单词，因为自认为在背单词的情境下我的注意力和working memory capacity（工作记忆容量）无法在保持承受连续半小时的负荷。
• 不安排其他的事情，如看英文书籍报刊杂志，是因为碎片时间更适合做背单词这样单位时间短，任务单一，可重复的“碎片化”任务。这种任务不需要预热就可以直接进入状态，时间到了以后也可以迅速切断。

后来我将零星时间背英语这种工作模式延伸到所有语言类、需要长期积累的工作/学习任务中：

• 背诵四字词语/成语
• 四字词语/成语英汉互译（这是最近为了提高翻译水平增加的项目）
• 古文积累（可能是一首清真词，一篇庄子今注今译，或者是翻看一会儿古汉语常用字字典）

这些例子都是为了说明“碎片时间”用来做“碎片化任务”最是事半功倍，所谓的“碎片化任务”又有那些特征呢？

1. 单位时间短，e.g. 背一个单词所需要的时间很短
2. 无需准备，e.g. 成语拿起来就可以背
3. 无需预热，e.g. 反面例子是读专业书籍，需要让自己慢慢进入状态，这也就是为什么很多人看专业文献有一种从慢到快的感觉，那是自己的大脑逐渐适应了这种强度/类型的工作。
4. 对连续性要求不高，e.g. 反面例子是写作
5. 时间投入和产出几乎成正比，e.g. 背单词背一个算一个，读文章可能半小时一篇文章才刚读到尽兴处，这个特点和“单位时间短”的特点是相匹配的

2.
我相信现在很多知友都有每天检查邮件，微信，QQ，subscription update等类似的任务。在我还是一个新手的时候有这样一个苦恼的感受：信息无时不刻从四面八方涌来，它才不管你的schedule呢。
这些不懂规矩的信息，似乎总在打断我们的工作/学习，切断整块的工作时间，扰乱我们工作节奏。既然我们无法控制这些信息何时到达我们的收件箱/微信/QQ/订阅列表，我们至少可以规定自己何时去处理他们。Again，管控自己的行为总比徒劳地去控制外部环境要来的容易。
在明白了这个道理以后，我根据我的工作习惯和生物钟规律（何时效率最高/最低）安排了每天三个时间：喝早晨第一杯咖啡时，午饭后/午休前，晚饭后，来处理这些“日常琐事”。安排在这些时间点是因为：

• 作为一个morning person，早上我多处理比较烧脑的工作/学习任务，而这些任务都需要我逐渐进入状态（预热），而处理“与工作相关”的琐事– 邮件，是极好的预热方式。
• 早上处理邮件+调整日程表是捆绑在一起的任务，因为有些邮件是urgent需要当天处理，那么为了避免在处理这些突发事件时手忙脚乱，从一开始就把他们排进时间表，让自己有条不紊，安步当车。
• 饭饱神虚这个说法是不错的，不过也看情况。作为一个有午睡习惯的人，每天午饭后我的身体就自动进入了“睡眠前状态”，无–比–慵–懒。既然这样，就处理一下邮件好啦。晚饭同理，而且
• 晚饭后到一天结束之前也是我效率比较高的时间段，这个时候处理邮件不仅能够帮助我迅速进入状态，还能够起到收尾今天的工作+布置第二天的工作的作用。

备注：我的时间表安排，在周计划精神的指导下，采取日计划一天一调整的策略。原因在第三段我会讲到。
综上所述，随时接收，集中处理就是我应对日常琐事的方法。介绍几个比较顺手的工具：

1. Inbox by Gmail 将邮件处理和时间安排相结合，大大降低了“忘记处理邮件”发生的几率
2. gTasks – Tasks Manager for Google Tasks, GMail, Todo list & Reminders on the App Store on iTunes前段时间gTasks pro限免，不知道这两天还有没有了。之所以不用Google Calendar app，是因为Google Calendar总体来说还是个Calendar，而gTasks更像个to-do list，在任务的设置，重复提醒，推迟这些方面操作更简洁。#还有一个原因是国内移动端用不了#
3. 便签纸。跟以上软件不同的是，便签纸的作用除了提醒，更在于随时记录碎片化思考：想到什么就随便写两句。不过在有印象笔记以后便签纸用得少很多了。

3.
作为一个家族遗传性完美主义者+龟毛综合征患者，我最开始在时间安排上是很死板的，为此碰了很多钉子。其中一颗最闪亮的钉子叫做：突发事件。
比如说我今天本来要领着被试做实验（时间都约好了），突然发现今天是警察局注册的最后一天。这个时候对我影响最大的并不是突发事件，而是打乱现有安排的懊恼。所以我第一步需要练习的就是：心放平。心放平的有两点前提条件：

1. 真正理解“计划赶不上变化”这样一个颠扑不破的真理。日程表被某些未知不可控因素影响是非常自然的，频繁的。
2. 有一套应对突发事件的机制。

我的机制是很简单的三步走：

1. 快速收尾手头工作（没有做完打个标记，设定备忘回来继续）。No closure 对人的心理状态影响也是很大的，总觉得事情未尽，心有不平；
2. 按照优先性（紧急程度）梳理、排列手头的事情，给“突发事件”一个合理的位置；
3. 安排止损/补救措施：凭空多了一件事，就表明今天的时间要比往常紧张，那多出来没办完的事情该怎么办？想清楚了就不会再焦虑了。

还有一点非常重要，需要单独拿出来说：
一个好的时间表是留有余地，随时可以调整的的时间表，可以承受变数，容纳突发事件的时间表。反之，就是很糟糕的，很难执行下去的时间表。执行力是时间表的第一评判标准。所以刚开始安排时间的知友可以从疏到密地安排自己一天的行程。祝大家一天都有48小时！