如何让你的工作变得不再“忙碌”

如何让你的工作变得不再“忙碌”

时间管理不是万能的，它并不比一个聪明伶俐的（漂亮）女秘书更管用，不过起码还是可以让你轻松那么一点点的（而且是免费的）。
希望这篇文章能够帮助那些繁忙的职场人士改善工作状况。篇幅有限，只讲道理，不谈具体的技巧。对于那些懒于思考，非得别人喂饭的同学，我只能表示遗憾。另外，虽然这些内容也适用于生活场景，但我建议还是随意些吧，别让强迫症和偏执毁了充满不确定性的、丰富多彩的生活。
我开始接触时间管理大概是在07、08年前后，当时时间管理这个词还很时髦，刚刚开始伴随着移动互联网的风头流行起来。当时的我视时间管理为万能钥匙，也是GTD流派的忠实追随者。不过接下来的几年，随着工作经验和时间管理实践经验的累积，我开始逐渐正视时间管理，相关的理念、方法和工具也都发生了巨大的变化。最近两年，我甚至开始觉得，时间管理对大多数人来说实际上是个伪命题。越来越臃肿的列表和越来越复杂的流程只能让人们 觉得 自己把事情做的更好了，但实际结果却没有丝毫改观，甚至变得更糟，最终，时间管理在越来越鸡汤化的过程中，变成了有（diao）志（si）青年们的安慰剂。
其实说到底，时间管理不过是为了达成某个目的而采取的一种手段而已，但条条大路通罗马，对于个人而言，没有最好的手段，只有最适合的手段。如何设置清单、如何回顾、如何遵循事务处理流程……都只是“术”而已。既然觉得这些帮不到你，不如彻底抛开这些理论、方法、技巧和工具，忘记条条框框，仔细回想一下，你最初做时间管理的目的到底是什么呢？
对于我来说，一直驱使我实践时间管理（如果我现在做的还算是时间管理的话）的理由很简单，就是“懒”。
跟我相熟的人知道，我是非常懒的，能躺着就绝不站着（废话，因为我腰突啊！），能让别人代劳的我一定不做。有人说人类社会的发展就是因为“懒”，我深表同意。那么，为了能满足“懒”的需求，同时又要保证生活质量（其本质是让自己在未来能“懒”的更舒服），就必须想个法子，做最少的事，有最多的产出，即在更短的时间内做更多的能产生价值的事，简而言之，就是提高生产力。
弄明白了这一点，我才大彻大悟，于是后来几乎再也不看时间管理的相关文章了。同时我相信，这个终极目标也适用于大部分人，它才是时间管理的真谛啊同学们！于是在下根据多年的实践经验，为大家总结了提高生产力的方法。通常终极技能都是返璞归真的，所以这些方法也很简单，只有4条，分别是：

• 过滤事务
• 授权他人
• 合理安排
• 提高效率

几乎所有与时间管理相关的内容都在这里了，为了避免鸡汤的嫌疑，下面给出勺子。
过滤掉那些没意义的事
人的时间和精力是有限的，把有限的生命投入到无限的工作之中是最SB的行为，因为工作永远都做不完同时大部分工作都是毫无意义的（对此有异议的同学，请确认自己的工龄是否超过10年）。为了避免将宝贵的精力用到错误的地方，我们需要设置一个过滤器，用来筛选事务。这个过滤器是什么样子的？我也不知道，因为同一件事务对不同的人来说有不同的意义，大家根据自己的三观自行选择吧，不过前提是你得有基本的判断能力，也别太较真。
诚然，有时候在工作中，我们不得不做一些我们认为无意义的事，这时偷偷懒应付一下也是个无奈的选择，而如果有人挑刺，那最好审视一下你们之间的目标是否有差异，想办法解决这个问题比花精力认认真真做无聊的工作更有意义。
过滤事务并不是鼓励大家逃避工作或者偷懒，而是为了形成一个职业发展的良性循环。如果可以将时间和精力集中到有价值的工作上，就有机会把相对重要的事情做好，后续就会有更多的资本和能力去挑战更具含金量的工作，长此以往，人的价值才能逐步体现，回报也会越来越高。如果任由自己淹没在一大堆不知所谓的事务中，最后只能伴随着这些工作平庸下去。
过滤是让我们不再瞎忙的第一步，也是最难的一步。有工作经验的人知道，即使有完美的沟通技巧和过硬的资历，在职场中拒绝别人仍然要冒巨大的风险。但如果不懂得拒绝，就只能永远当个“努力的员工”和“亲切的同事”了，所以，对许多老好人来说，这一步需要的不是技巧，而是勇气。
有些事可以授权给别人做
有时候，你不擅长或者无暇顾及某些事务，就要授权给别人去做。授权在这里指的是，将责任归属于你的事务，交给别人去做，你跟进结果。
授权并不一定都是上级安排工作给下属（当然大多数时候是），很多时间管理理论提到的“甩猴子”就是指平级之间的互相“授权”，这听着有点像推诿或扯皮，但不同的是，事务的确是在推进的，只不过是按照你的计划在推进。
挑选合适的授权对象是非常重要的。合适的人能做的更快更好，不合适的授权还不如自己搞定省心。这样问题就来了，有时候，你的能力是所有人当中最强的，所以要么忍受其他人的低效，要么就想办法帮助他人，让他人也能做的又快又好。我当然建议后者，大家好才是真的好，千万不要被那种教会徒弟饿死师傅的狭隘想法所束缚。
另一个难题是不愿授权，总得把大小事务都抓在自己手里才安心。有时我觉得这是种无能的表现，强将手下无弱兵，对于授权，你只需要做好跟进就足够了（GTD流程里那个“wait”和“review”就是干这个的），列个表，写上啥事让谁去干了，什么时候找那个人要结果，超简单的对不对？如果你无论如何也没法放心把事情交给别人做的话，一个选择是自己承受，别天天叫苦，另一个选择是去找个心理医生。
只要会授权，作为领导来讲，工作可能会困难会辛苦，却绝不会繁杂。总的来说，授权是一件可以让大家都变得更好的事情，为了能让其他人按照自己预定的方向和结果行动，你得勇敢的与同事沟通、帮助并欢迎周围的人变得更强、放手并鼓励他人去做、勇于承担最终的后果，因此，你需要的，不是别人给你的保证书，而是自信。
安排好要做的事
有些事必须自己干，所以得学会安排自己的时间。这个是时间管理的重点内容，也有太多相应的方法了。有的提倡记录时间，找到自己最高效的时段，以便完成重要事务；有的建议每天设置几个任务，完成了就可以了；有的建议不分优先级，按照列表顺序，一个一个做；有的建议加上情景标签，按照不同情景一次性完成相关事务。具体怎么做？还是那句话，都试试，然后找到自己最喜欢的方式就行了。
另外，向大家推荐项目管理中的进度管理知识，这些知识对于科学合理的安排事务极有帮助。安排事务是个需要认真思考和规划的活，你得知道每一件事安排多少资源、前置条件是什么、约束条件是什么、用什么方法完成最合适、如何应对风险、如何衡量执行程度……好吧，安排事务最重要的，其实是慎密。
提高自己的能力
效率提高了，做同一件工作所需要的时间就变少了，那么为了提高效率，我们就必须提高自己的工作能力，这个道理简单到让人忽视。虽然仍然没有通用的方案，不过这里有一些建议。比如，可以统计一下你工作的内容是啥，重复最多的那些，想个办法去弄个通用的。另外，想办法提升工作技能，让自己能快速的、一次性完成工作。举个例子，我的工作以做PPT方案最多，所以我会：1.把一些常用的部分（章节、页面、元素等）做成通用版本，让其它方案都可以快速使用，能节省大量时间；2.把时间投资在学习制作PPT，练习写作等方面，让自己具备快速搞定方案的能力。
提高个人能力是最根本的，也是一劳永逸的做法，你不会碰到任何约束和门槛，而且在后续的日子里可以持续享受到这项投资带来的好处，简直是最划算的买卖了，所需要的，其实只有一点，就是努力。