从领导和秘书的关系看秘书的沟通协调

从领导和秘书的关系看秘书的沟通协调

        1　领导和秘书的矛盾关系
　　
　　领导和秘书是一对矛盾，互为矛盾的对立面，他们互为依存，互为条件。秘书以领导活动作为自己存在和发展的条件，没有领导秘书也失去了存在和发展的依据，如果没有秘书的辅助，领导也无法摆脱大量事务性工作而集中精力进行决策和控制。
　　领导者是根据一定的法律、法规或组织内部规章通过民主选举或上级任命产生的，领导一旦产生就有法定权利和权威，对外代表整个组织的利益，对内运用权利实施管理，其根本职能是决策，并通过计划、组织、指挥、协调等手段将决策付诸实施，完成决策目标，从而推动组织发展。而秘书是伴随领导活动而产生，秘书的服务范围，服务方向随着领导活动的变化而不断调整，离开了领导秘书也就失去了方向和核心。秘书的职能表现为辅助决策、处理信息、协调关系和办理事务，处于为领导服务的从属地位。所以领导和秘书的工作法定地位职责的巨大差异决策了领导和秘书的主从关系，领导总是处于主导和支配地位，而秘书总是处于从属和被动地位。领导者敢于从大处着眼，高瞻远瞩，敢当风险，秘书则慎密、细致、周到、采取逆向思维。互相切磋，砥励，所以领导和秘书互相渗透、互相补充，谁也离不开谁。
　　
　　2　领导和秘书的权力特征
　　
　　领导从上级任命的那一刻起，就取得了一种法定的权力，他就是一个组织的法人代表，对组织发展有决策权和管理权。而秘书资格的取得是只是通过人事部门的考核，并征得领导同意取得的，他们权力来源于两方面，一是领导权的延伸或辐射，是领导权力的假借；二是来自于秘书职位的权利，包括组织内部的事务管理权，执行权。除此以外秘书还有一种机会性权力，秘书贴近领导，参谋咨询是秘书的职能，秘书适时、适地的抓住机会提出建议让领导采纳。秘书的另一头是群众，也很有机会和周围的部门和人员建立起良好的人际关系，这些关系有时也会成为一种办事权，所以秘书的权利不象领导权，是强制的，硬性的和支配性的，而是弹性的，软弱的和广泛的。秘书的弹性权与领导权力的大小有关，秘书服务的领导的地位越高，秘书的影响越大，还与领导授权，和领导者的领导风格有关，遇上办事豁达，心胸开阔的领导，秘书权力大一些，遇事必躬亲、谨小慎微的领导，秘书权力小一些。秘书的根本职能是辅助管理，秘书活动的最大特点是辅助性，由此决定了秘书权力的软弱性，它虽然是领导权的延伸，但不具备领导权，如果秘书强行用权，一来造成越权，违犯组织分工，二是工作碰壁，无法取得别人的理解和支持，从而不能完成任务，影响领导工作的部署。秘书的权力在强度上很软弱，但从广度上看，秘书的权力辅射到整个组织系统，秘书辅助领导实施综合管理，领导工作到哪，秘书服务到哪。确保全方位服务。
　　
　　3　秘书的沟通协调
　　
　　秘书部门在各类组织中处于中心枢纽位置，能贯穿上下，沟通内外，联系左右，这就决定了沟通协调是秘书的重要职能。秘书的协调是一种非权力支配协调。
　　
　　3．1　秘书沟通协调的特点
　　3．1．1　从属性。秘书的协调无论是领导授权或是职责范围的主动协调，都要以领导的指示、意见、要求和用意为依据，反映领导意图，协调结果有利于领导实施管理。
　　3．1．2　间接性。秘书不是领导，没有拍板定案的权力。也没有职能部门人物财方面的分配权，不能直接运用行政手段，而只是在协调过程中发挥沟通、协商、疏导调节的作用，表现为一种认同疏导，顺势而行。
　　3．1．3　服务性。秘书随领导活动而产生，随领导活动而发展，服务服从于领导是秘书职业的最大原则，秘书无论是上下协调，还是左右协调，必须吃透领导意图，明确协调目标，体现为领导服务的原则。
　　3．1．4　主动性。秘书的协调，特别是授权协调工作很被动，但秘书个人是主动的，秘书在协调时要善于在被动中求主动，眼观六路，耳听八方，善于发现苗头性问题和矛盾集中区，通过请示汇报搞好协调，借权而不越权，主动工作、被动服务。
　　3．2　秘书沟通协调的策略
　　秘书的协调靠权力惯性和权力辐射，巧妙的借权行事，它也不是职责限定性，有很大的伸缩性和灵活性，协调的空间非常广泛，所以秘书的协调要讲原则，一是思想要领先，协调中讲大局、讲政策、讲团结、讲风格；二是客观公正，协调中认真调查研究，坚持实事求是，力戒先入为主，偏听偏住，感情用事；三是沟通协商，化解矛盾，秘书在协调中发挥中介作用，不要把自己的意强加于人，最终淡化矛盾、调和矛盾、消除矛盾；四是灵活适度。善于根据协调过程中出现的新情况，及时调解协调计划和协调策略，或抓住战机一鼓作气，速战速决，或发现难关，分割包围，迂回前进，或转功为守，适当让步变通执行。
　　秘书在沟通协调中，多用假借策略，秘书代表领导出面而产生的权威效应，促使协调；求同策略，通过沟通。寻找矛盾各方的共同点寻找突破口；折衷策略，秘书善于提出各方都接受的折衷方案促成协调；迂回策略，秘书协调遇难，强行闯关欲速则不达，不如避重就轻，挂起难题，等待时机再集中力量解决；模糊策略，这是矛盾双方情绪对立，针锋相对意气用事，乱箭齐发时，秘书避免卷入无原则之争，采用模糊语言和模糊两可的态度处理非原则问题；幽默策略，幽默是调节沉闷气氛，消除对立情绪，打破僵局的有效手段，一语双关，趣闻轶事、格言警句，夸张比喻等只要运用恰当，都会起到幽默的效果。情感策略，适当地巧妙的运用心理学原理进行情感投资，在协调对象间建立友谊，相互信任，通过创造良好的人际关系推动协调工作。
　　领导和秘书虽然是支配和被支配、服务和被服务的矛盾关系，法定地位和权力也存在很大差异，但他们处在同一组织系统之中，有相同的工作目标，秘书只要借权得当，用权艺术，讲究策略，运用正常的协调手段，当面协调不成就背面协调，正面不成侧面协调，不能运用正式手段就用非正式手段，不能综合协调就运用专题协调，运用谈话法、统筹法、书面法、传播法、专家法等多种协调方法，使一个组织各系统彼此配合，步调一致，上下和谐，左右和谐、内外和谐，整体和谐运行。