浅谈高校教学秘书的角色定位和能力培养

浅谈高校教学秘书的角色定位和能力培养

　      摘要：高校教学秘书是高校教学管理工作中最基层的，也是最平凡的一个工作岗位，但却是高校工作的一个重要链接，教学秘书需要定好自己的角色，明确职责，并且提升自身的工作能力，对于提高教学管理工作效率有重要的意义。
　　关键词：高校；教学秘书；角色定位；能力培养

　　当今社会已经进入了知识经济的时代，高等教育的人才培养模式也从“精英教育”转变成了“大众教育”。为了适应社会发展的需要，许多高校都将“地方性、应用性、综合性”作为办学定位，并且把培养“高层次的应用性人才”放在了办学目标的首位。显然，这一目标的实现需要大批德才兼备的专任教师队伍，然而拥有一支高素质、高效率的教学管理队伍也是必不可少的。而高校教学秘书作为教学管理机制中最基层的一环，在高校日常事务处理中，起着不可或缺的作用。他们即是高校教学管理的具体执行者和实施者，又是各项教学活动的组织者和安排者，同时也是高校教务部门与教学单位之间、教师与教师之间、教师与学生之间开展教学活动的桥梁，是具体教学运行工作的执行者。因此，教学秘书工作质量直接影响着高校教学管理水平及教学质量。当高校逐步重视内涵方面的建设，使教学秘书工作显得越来越突出和重要。为了适应高等教育形势的变化和高校发展的客观需要，教学秘书应该明晰在高校教学管理中的角色定位，并据此培养和提高适应此工作的能力，进一步提高工作效率，使教学管理工作规范化，促使教学秘书队伍整体建设。
　　一、教学秘书在高校教学管理工作中的角色定位
　　教学秘书在高校教学管理中是一个非常平凡的工作岗位，但也是高校教学管理工作的一个重要链接，是教务处和各系部之间教学工作的桥梁，是链接系部和教师工作的纽带。教务处对学院的教学组织和实施，基本都是通过教学秘书下达，执行和反馈，而教师教学的信息与需求也是通过教学秘书收集和上达的，教学秘书如果没有衔接好，必然影响学校的正常教学次序，因此教学秘书工作的重要性就体现出来。在高校管理工作中，教学秘书就要承担以下几个角色：
　　（一）组织协调服务中以艺术家的角色去定位
　　教学秘书是高校管理职能机构的工作人员，履行着管理服务层的职能，不但需要同教务处的领导及学院其他领导的接触，还需要同下面各任课教师的接触，是介于个教学主题之间、学院教务处和院系主管领导、教师和学生自己开展教学活动的桥梁和纽带。因此教学秘书应该尤其强调接人待物的艺术，同时也是提高工作效率的艺术。教学秘书在与任课教师沟通的时候需要有服务意识，管理为教学而服务。科学与艺术相结合，在工作中使用富有创造性的方法，帮助教务处与学院之间的上传下达做好协调工作，扫除各种沟通障碍。对待领导下达的工作，需要找准自己的位置，心细胆大，一丝不苟地做好自己的本质工作。对待任课教师，必须加强他们之间的团结，增强凝聚力。当然教学秘书实际工作也会接触到学生干部，与他们沟通顺畅，也能协助将教务处分派给各专业的工作做好。因此在实际工作中，高校教学秘书也扮演着艺术家的角色。
　　（二）基层日常教学中以科学管理者的角色去定位
　　教学秘书从事的是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，这些都是作为教学秘书的工作职责，是教学管理者最基本的角色。教学秘书需要对学校下发的各类文件资料、学生成绩、试卷档案、学科建设等资料进行内容上的分类管理，做好在电脑上的备份留档工作，以及纸质文档的保存共工作。这些材料需要分门别类，有条不紊，不可杂乱无章，以便下次需要时候能及时地找到。同时教学秘书还需要安排期中期末等各类考试的时间，合理安排考务等；以及教师调停课，督促教师按时上课、不出现迟到或者拖延课堂的情况；到期末结束的时候，还需要结算各任课教师的超额课时补贴等。因此教学秘书需要对教学资源进行优化配置、对教学工作整体策划、对工作行为严格管理，才能使学校教学工作得以正常进行，所以教学秘书在基层日常教学中以科学管理者的角色来定位的。

　　（三）参谋助手的角色去定位
　　教学秘书作为一个服务者，在日常工作中需要为领导决策提供真实可靠的数据资料和参考信息，做好办文、办会、办事等日常工作，有些领导由于有双重兼职，既有教学任务，又有领导职务的兼任，因此需要教学秘书能确保领导工作日常事务能正常运转，为领导决策及实施服好务，充分发挥参谋助手工作。当然高校秘书也要养成勤于思考的习惯，将对教学管理有用的、可行的、急需的信息情况或者有深思熟虑的想法、建议及时提供给领导，帮领导当好参谋、做好助手。
　　二、高校教学秘书的能力培养
　　高校秘书的工作决定了其能力要求的独特性，既需要有普通秘书的能力又要兼备与高校相适应的其他能力，由于本人从事教学秘书的工作，因此本人理论连接世界工作，认为教学秘书应着重培养和提高以下能力：
　　(一）需要有与高校同步理念的现代教育观念。高校教学秘书的工作岗位非常平凡，也是最基层的，但是接触到的很多东西却是非常专业的，这是与他们的工作环境有关。比如他们在学校某二级学院工作，所管辖的专业不同，以至于需要教学秘书对所负责的专业情况有着很清晰的了解。而现代社会又是一个知识更新非常迅速的社会，因此教学秘书一定要适应教学管理第一线的需要，是科学发展观为指导思想，明确学校的办学方向，明确教育是以人为本，，以可持续性的发展理念，不断学习，与所在高校教育理念保持同步发展，努力探索新的教育理念，获取最新的教育思想。
　　（二）需要具有科学统筹管理的能力。教学秘书事务性工作比较多，每天都有大量常规性的工作和规律性的工作要做，而且时不时地也有突击性的工作要处理。教学秘书工作非常繁忙，面对工作的复杂性，一定要保持良好的心情和清晰的头脑，还需要有坚强的心理素质，能够科学地进行统筹管理规划的能力，使工作有计划、有条理地开展进行，提高办事效率；同事也需要具备有一定的管理能力，高效地完成各项基层管理工作。
　　（三）需要具备有学科和教学管理的专业知识。教学秘书不单单像公司里的普通秘书一样对资料进行管理归纳，需要具备一定的学科专业知识，对专业教学计划、人才培养规格等的了解应有专业化的视角去看待。对于教学计划、管理体制、教学运行管理、教学质量管理与评价以及学科、专业、课程、教材、教学实践基地、学风等基本建设的管理，教学秘书必须明确其各方面的现代管理、信息及方法，逐步探索教学管理的规律，提高教学管理的绩效，努力构建自己学院教学管理的特色。
　　（四）需要掌握信息处理技能以及现代办公自动化的技能。由于教学秘书承担着大量的日常工作，每天要处理的各种文件、资料以及信息，只有客观、全面、及时处理好这些信息材料，才能保证教学工作的顺利进行，对于专业的信息要迅速、准确无地进行处理、对材料分门别类、收藏存档，并向领导及时汇报，向有关教师、学生及时通知。而现代社会又是计算机网络信息时代，对于熟练掌握和使用计算机应该是每个教学秘书必备的技能，在处理很多日常事务，如学籍管理、档案管理、课表编排、教学计划修订、教材订单编制等等都需要有教学管理系统协助来完成。因此教学秘书掌握好现代办公自动化技能，来实现管理工作的高效率。
　　（五）具有良好的人际沟通能力。教学秘书是教学管理的枢纽位置，一方面要完成上级布置的工作任务，另一方面要处理好各种人际关系，包括与上级、与同事、与学生之间的关系。这就要求教学秘书具有较强的人际沟通能力，只有这样，才能顺利完成工作任务，形成融洽的工作氛围。
　　（六）要具备团结协作的能力，教学秘书的岗位性质、职责和教学秘书艺术者的角色，决定教学秘书工作者具有团结协作的组织能力。由于教学管理工作内容多，涉及面较广、头绪复杂，需要教学秘书与其他管理人员分工协作才能按成，这就要求教学秘书不仅要协调好与他人的关系，还要协调好各部门的工作关系。同事，教学秘书还应该有合作的观念和能力，因为教学工作是在合作的基础上分工的。
　　（七）需要具备良好的语言文字表达能力。教学秘书的工作中时而也会出现需要写撰写公文、信函和文稿以及起草计划、总结等相关文字材料，而且还承担着教学部门的文件接收和传达工作，这就需要有较强的语言表达能力和文字表达能力，将领导的意思能准确无误地传达出去，让对方能听懂，明白领导传达的意思，提高办事效率。因此，教学秘书在私下可以向专业教师请教，发挥不耻下问的精神，提高自己的语言功底和写作能力。
　　（八）需要不断提高自身素质具有创新开拓能力。由于高校教学秘书工作的环境面对的都是高学历教师，而大部分教学秘书的学历方面还是没有达到专业教师的水平，因此教学秘书应该主动提高自身的修养素质、顺应时代发展变化，通过不断自我学习、自我深造，满足广大师生对教学秘书的期望与要求。
　　总的来说，高校教学秘书在高校中发挥了不可或缺的作用，虽然工作平凡，但却是重要的链接部门，作为其中的一员，我们更应该结合时代和高校的发展要求，不断学习、更新自己的教学管理方法，掌握新的应用技术，更好地为高校教学服务，使高校的教学管理走上进一步科学化的、制度化、创新化的轨道。