浅谈秘书的无约接待(2)

浅谈秘书的无约接待

　　二、无约接待的方法与技巧
　　（一）热情接待，礼貌送客
　　首先要面带微笑地去主动问候来访者，不能因为对方没有预约而不理不睬，或者冷言相对。其次要尽快了解来访者到来的目的和内容。根据客人到来的不同目的而做出不同的处理。对于无约而来的客人，不管我们是不是满足了顾客的要求，当客人离开的时候都要对他们的到来表示感谢，对自己的不足之处深表歉意，笑脸相迎，微笑而送。从而确保顾客满意，塑造组织良好的形象。
　　（二）坚持原则，灵活分流处理
　　对于无约来访的客人 ，我们首先提倡预约的原则，根据客人来访目的和事态的轻重缓急安排预约；如果客人来访的事态重要紧急，则要灵活处理，如果事情是秘书的职权范围内的事项，秘书设身处地为客人着想，及时处理，确保顾客满意，不可怠慢、不负责任。如果客人到来，执意要见某一领导，而客人来访的目的又是合理正当，秘书要为客人安排约见领导，如果领导不能及时接见客人，应向客人道歉，为客人重新安排预约；如果客人到来的目的不明、动机不纯、企业不受欢迎或者领导不愿意接见的客人无约而来，秘书就要灵活机动替领导挡驾。
　　（三）多方法灵活挡驾，为领导分忧
　　为领导挡驾，是秘书必须具备的一项技能，也是保障领导开展正常工作的一项基本条件。秘书在接待无约客人时，如果根据自己的职业悟性判断出客人确实需要挡驾，要根据客人来访目的及其特点的不同，灵活采用不同的挡驾方式。第一，善意谎言法。对于那些领导不愿意接见的客人，可以采用善意的谎言的方法，告诉他领导不在，并且短时间不会回来，告诉客人，如果他有什么要求可以告诉自己，等领导回来后，一定替他及时转达，尽快给对方回复。第二，单刀直入法。对于那些到来目的不明、动机不纯的客人，秘书要礼貌而明确地告诉他，你没有办法帮助他，领导不可能接见他，劝他早打消这个念头，不要在这件事情上浪费时间，免得以后再来纠缠。第三，旁敲侧击法。秘书在日常接待的过程中也会经常碰到一些拉赞助、搞促销等一些不受欢迎的客人，接待这部分客人，秘书礼貌、耐心，陪着交谈，对对方的要求深表理解，但是要旁敲侧击地告诉他公司的实际状况决定了双方没有合作的可能，因此，领导不可能见他。如果有时间还可以诚恳地提出一些建议，礼貌送客。第四，适当冷落法。对于那些多次来纠缠或者坐在单位一定要等领导出来接见的客人，秘书可以给他倒杯茶，让他一个人坐着等，自己忙自己的工作，不要主动给他交谈，只要是不干扰单位的正常工作，就不要理会他，空间上也要与他保持一定的距离。
　　总之，秘书的无约接待工作是秘书的重要工作内容之一，它体现一个秘书良好素养和娴熟的工作技巧，直接影响组织的形象，关乎重大，必须要求秘书随机应变，灵活处理，掌握接待技巧，从而确保顾客的满意。
　　
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