论性格与秘书职业的关系

论性格与秘书职业的关系

　      摘要：本文从秘书职业的特点的角度出发，分析性格与秘书职业的关系。指出秘书工作是一项很重要且又复杂的工作，从事秘书工作的人员应了解自身的性格特点，充分发挥自己的性格优势，这对搞好秘书工作有着重要意义。
　　关键词：性格；秘书职业；关系
　　
　　人类进入了21世纪，21世纪是世界经济高度发达和充满活力的世纪。随着我国改革的不断深入，社会分工的细化，秘书作为一种社会职业已经越来越得到人们的认可和青睐。秘书作为一种特殊的社会职业，工作十分繁重和复杂，在机关工作中有着举足轻重的作用。因此，秘书人员不但要有较高的综合素质、专业技能，而且要有适合从事这一职业的性格特征。只有具有从事秘书这一职业的性格特质，充分发挥其性格优势才能更好地干好秘书这一工作。
　　
　　一、性格是职业选择的重要依据
　　人的性格形成，遗传是基本因素，《荀子•正名篇》云：“生之所以然者谓之性”。就是说:性,是天赋的、与生俱来的原始质朴的自然属性,是不待后天学习而成的自然本能。就是强调性格的遗传性和先天性。当然，后天的环境影响和教育的潜移默化也是不可忽视的。现今社会，讲究人尽其才，一个人的性格与其相关的职业选择来说，有着非常现实而重要的影响。性格与职业匹配得当，能使人找到自己在社会中的最佳位置，最大限度地发挥聪明才智，实现人生价值；人力资源得到充分合理的使用，并创造出最大的社会财富，实现社会的良性发展、和谐发展。反之，则于国于人，都不是一件好事。
　　其实，中西方人们都非常重视对性格的研究，在中国，公元前5-4世纪的孔子就提出了“性相近也，习相远也”的性习说。稍后一些的孟子提出“性善论”，这都是对人性格的不同阐释。在西方，较早研究性格的是公元前4-3世纪的古希腊哲学家提奥夫拉斯塔，他广泛论述了人的个性特征。以后，弗洛伊德、荣格、埃里克森、班图拉、奥尔波特以及卡特尔等对性格理论都进行了研究和发展。由此可见人们对性格研究的重视程度。
　　性格是人性中最具核心意义的部分，是一个人对现实的稳定的态度和习惯化的行为方式，是普通心理学个性心理特征方面的重要组成部分。性格是一个十分复杂的多维的心理构成物。它包括：
　　（一）态度特征。如：对人的态度，热情、坦白、孤僻、冷酷等；对自己的态度，有自卑、自尊、傲慢、谦逊等；对事业的态度，有勤奋、创新、懒惰、守旧等。
　　（二）情绪特征。这是指人们在情绪的强度、稳定性、持续性、稳定的方面所表现出来的个别差异。例如：有的人情绪一经引发就较为强烈，起伏较大，情绪持续时间长，精神常是振奋的；有的人却正好相反。
　　（三）思维特征。如：敏感或迟钝，精细或粗疏，善于独立思考或喜欢拾人牙慧；富于想象或囿于直观，善于分析概括或偏于就事论事等。
　　（四）意志特征。这是一个人为达到既定目标，自觉调节行动、千方百计克服困难所表现出来的性格。如对行为目标的目的性或冲动性，独立性或依附性；对行为方式主动性或被动性，自制性或放纵性；在紧急或困难情况下勇敢或胆怯，果断或犹豫，镇定或惊慌等；在行为过程中就会坚定或动摇，始终如一或反复无常，善始善终还是虎头蛇尾等。
　　由于性格影响人的心理活动，决定人的行为态度，因此，心理学家们非常重视对人的性格与职业活动的关系的研究。他们认为，择业者应考虑个人的性格是否适应于职业活动的客观要求；而对于用人者来说，在选拔人才和安排工作时也应考虑求职者的性格是否与所从事的职业或担任的工作岗位相符。做到这一点，对充分发挥个人才能，提高工作效率，有着非常重要的作用。
　　
　　二、秘书职业的特点
　　对“秘书”概念的准确界定是研究秘书职业特点的基础和前提，在我国，早在汉代就有“秘书“一词，始指宫里的藏书，后发展为官职名称。西方“秘书”一词源于拉丁文“Secretarius”，意思为可靠的职员。英文中的“秘书”是”Secretary”，又可译为“大臣”或“书记”。目前面世的百余种秘书学教科书和秘书工作论著，给秘书定义的约有几十种。但归纳起来，主要有四种观点：（1）参谋助手、辅助决策职能；（2）办文、办会、办事等；（3）政务服务、事务服务；（4）职业、职务、职称等。其中“职务”说是当前中国主流观点。本文所讨论的秘书职业也是从这一点出发的。事实证明，秘书职业主要具有如下特点：（1）秘书职业是一种人数众多的职业，又是渗透于一切行业中的职业。无论政治、经济、军事、外交、文教、卫生、体育等各条战线的领导机关或是领导人，都需要或多或少、或专职或兼职的秘书人员来支持、辅助其领导工作。（2）秘书职业是围绕、依附、从属领导的一种职业。现在有的秘书工作者不太承认这一职业特点，总觉得依附、从属这些字眼不太好听。其实社会上一切职业，都不是孤立存在的，许多职业之间、职业与社会之间，都有着依存的关系。《汉书•食货志》说：“辟土殖谷曰农”，说农民是指依附于田地上从事粮食与副业生产的劳动者。秘书职业也是如此，是遍布于一切职业之中，位居各个机构的中枢，是围绕于各个单位的领导、领导工作的辅助人员，对领导发挥的主要是一种亲密助手的作用，没有领导或领导机构也就没有秘书或秘书这一职业。江泽民同志曾经就把秘书称为领导人的“左右手”，因此说秘书职业是依附于领导的一种职业。（3）秘书职业是综合理事，服务领导的一种职业。这主要是指秘书职业是近身直接为领导工作服务的，工作的全面性，决定了辅助、服务于领导人工作的秘书职业，也就必然带有强烈的全面性，它不同于任何专业部门，也不专事于某项专门业务，但秘书必须全面综合各种信息，充当领导全方位的助手。
　　
　　三、秘书职业的特点与性格之间的关系
　　基于上述秘书职业的这些特点，要干好秘书这一职业，除了要具备较高的综合素质、专业技能外，还有一个重要因素，就是要有适合从事这一职业的性格特征。
　　（一）秘书职业的特点需要内外兼具的性格
　　通常而言，人们把性格分为两种：内向性格和外向性格。
　　内向性格的人的特点是比较沉默寡言，不太愿意与人交往沟通，往往给人木讷、孤傲、难以接近的感觉，但是这种人往往是内秀的，他们不爱说话并不表明他们内心缺乏主意，相反他可能是个创造性的人才，现代社会许多IT界的技术高手就是这样的人。同时，内向性格的人一般心思细密，考虑问题十分周到，做起事来有板有眼，一丝不苟，能够按部就班地达成自己的目的。通常来说，这种人耐力也很好，坚韧不拔，不怕困难，能耐得住性子。而且这种人的优点还在于他们平时由于不爱交流，所以朋友有限，而一旦有了朋友就会十分交心，对朋友忠心耿耿，十分的可靠，当然，这种人也很能保守机密。秘书工作日常事务性很多，千头万绪，而且十分繁重和复杂，正适合内向的人来干。同时，秘书作为领导的参谋和助手，工作接触领导多，接触企业、单位机密的时候很多，这种人能严守机密，会让领导放心。但是秘书由于其特殊的职业性质，不光需要有毅力、耐力、做事认真、细密、周到，能够保守秘密，而且还常常要对外沟通、协调各方面的矛盾，这对不爱交际性格的人来说是极为不利的。
　　性格外向的人一般主动热情、兴趣广泛、活泼好动、性情随和、左右逢源、八面玲珑，有很好的沟通协调能力，很会做事情，善于和各式各样的人打交道，而且这种人一般有很强的创造性，尤其在关键时刻有智慧、有办法。现在社会是一个竞争和开放的社会，需要获得的信息量大，接触的人多，人际关系错综复杂，性格外向的外交型人才做秘书，能够使得领导左右逢源，人际关系和谐。但是性格外向的人，注意力容易转移、兴趣容易变换、情绪易于冲动、心境变换剧烈、在办公室坐不住、耐不住性子，甚至有时口无遮拦，这又是秘书工作者的大忌。所以，根据秘书职业的特点、要求，做秘书的人，最好能够两种性格兼而有之，既具有内向性格人的细心、周到，又具有外向性格人的“圆滑”、主动。这样做起工作来才能游刃有余。

      （二）秘书职业的特点需要稳重踏实的性格
　　秘书是领导的参谋和助手，是领导的“幕僚”， 工作是为领导服务，干的既是幕后工作，又都是小事情，千头万绪又十分复杂。而且虽说是小事，但又出不得错，一出错，就可能步步错，全盘皆输，就会挨领导批评；相反，工作做好了，在前面风光的是你的领导，而你只能是绿叶，有时说不定连绿叶都不是，这就要求秘书人员对自己有个明确的定位，踏实工作。
　　秘书工作接触领导，接触上级，不知内情的人会以为秘书手眼通天，非常厉害，亲戚朋友可能会不断地求秘书办事，甚至会有别的公司、单位来向秘书探听秘密，这时候，做秘书的，一定要把握好自己，稳重些，知道什么当说什么不当说，否则不小心泄露了单位的机密，不光单位利益受损，自己也肯定吃亏。同时，秘书还是单位、企业和自己领导的门面，这就要求秘书时时刻刻注意自己的言行举止，否则，让自己的形象掉价事小，让单位、领导的形象蒙尘就事大了。这还是要求秘书具有踏实稳重的性格，时刻检点自己。
　　（三）秘书职业的特点需要灵活变通的性格
　　所谓灵活变通的性格是指遇到计划之外的突发事件或紧急事务能够快速想出对策，灵活应对，而不会束手无策。而且能够把这些突发事件和紧急事务处理得滴水不漏，妥善完满。
　　秘书工作以领导为核心，以企业、单位的各项事务活动为半径，这就决定了秘书工作面对很多关系，很多人，这样自然而然突发情况也就多了。即使秘书平时计划定得再好，也可能突然出现一些意想不到的情形，这就需要秘书有敏锐的观察力和判断力，善于沟通，长于协调，灵活变通，既不失原则，又不激化矛盾，特别是遇到突发事件和复杂情境时，能够机警灵活，随机应变，使问题及时恰当地得到解决。因此，要干好秘书这一工作，具备灵活变通的性格是必不可少的。
　　（四）秘书职业的特点需要善解人意的性格
　　善解人意就是指能够及时准确地了解别人的需求、想法，并从行动上给以回应。简单地说就是想人之所想，急人之所急，想领导之所想，急领导之所急，想在领导的前头，做在领导的前头，为领导更好地开展工作做铺垫。否则，秘书就会东一榔头，西一棒槌，把自己搞得焦头烂额，还不能做好工作，让领导满意。因此，作为领导的秘书就必须具备善解人意的性格。《三国演义》中有这样一个故事：“操尝造花园一所，造成，操往观之，不置褒贬，只取笔于门上书一‘活’字而去。人皆不晓其意，修曰：门内添‘活’字，乃‘阔’也。丞相嫌园门阔耳。于是再筑墙围，改造停当，又请操观之。操大喜。”① 这则故事就是秘书善解人意，能够准确领会领导意图的典型事例。杨修是曹操手下的主簿，相当于现在的秘书，他能够从曹操的一个字上领会出曹操的意思，因而让曹操另眼相看。所以，要成为一名称职的秘书，具备善解人意的性格也是必不可少的。
　　（五）秘书职业的特点需要坚韧不拔的性格
　　做过秘书的人，都会知道这项工作是“好行当，苦差事”，秘书工作要求高，难度大，任务重，还经常要熬更守夜加班，超时、超负荷工作。同时，秘书工作大都平凡琐碎，无名无利，工作做得好领导和别人不一定注意到，也难得到表扬和肯定，但稍有疏忽和失误则可能招致上上下下各方面的批评和指责，特别是一些文字秘书，经年累月伏案笔耕，材料写了一大摞，工作做了一大堆，换来的却是头发渐稀和沉重的心理压力。因此，要想面对困难不言放弃，无怨无悔地从事这一职业，就要求秘书人员具备坚韧不拔的性格。
　　（六）秘书职业的特点需要宽容大度的性格
　　所谓宽容大度指的就是一种广阔的胸怀，容忍的度量。秘书是一种特殊的职业，身处复杂微妙的地位，面对的社会关系网复杂、庞大。俗话说：“人上一百，行行色色”，有时为了协调工作，对下要忍，对上要忍，甚至“委曲求全”，这就要求秘书不可持个人之性，不能逞一时之气，只要有利于工作的开展，不光要虚怀若谷，谨言慎行，而且要能忍则忍，经得起批评，受得起委屈，耐得了刺激，“不以物喜，不以己悲”，具备骤然临之而不惊，无故加之而不怒的能力，“草不谢荣于春风，木不怨怒于秋灭”的心态和境界。因此，具备一种宽容大度的胸怀，是秘书人员必不可少的性格特点。
　　（七）秘书职业的特点需要幽默的性格
　　幽默是人类宝贵的心灵财富，是情感富裕和自由的表现，在生活和工作的诸多困惑和困难面前，幽默往往能化被动为主动，变尴尬为愉快，秘书工作繁重而复杂，在工作上难免会遇到棘手和难办的事，这时秘书人员如果能够恰当运用幽默，既可以化解工作中的困境，又可以获得良好的工作心境，消除厌倦，超越挫折，解决工作中遇到问题。在人际交往活动中，运用幽默，不仅易于沟通感情，获得理解，消除陌生感和紧张感，而且易于拉近彼此间的关系，创造出良好的交际气氛，这对秘书工作是大有裨益的。因此，幽默也是秘书必须具备的性格。
　　
　　四、性格对秘书职业的影响
　　众所周知，社会各行各业按工作性质分有动、静之别，强、弱之分。气质使人们形成不同的性格表现特征，因而有的灵活好动，思维敏捷；有的人行动缓慢、沉稳；有的人热情善谈，喜欢与人交往；也有的人不善言辞或喜欢独立默默无闻地工作。如果一个人不能按照自己的性格优势选择职业，使其性格与其职业相匹配，是很难调动其工作积极性、发挥其潜在能力，干好这一工作的。久而久之，工作中还会出现消极和其他一些不良因素，从而影响工作效率。所以，近年来国外用人单位在选人时才会出现这样一种新情况。他们认为，性格比能力重要。其原因是，如果一个人能力不足，可通过培训提高，但一个人的性格与职业不匹配，要改变起来，就困难多了，即所谓的“江山易移，秉性难改”。所以，在招聘新人时，将性格的测试放在首位，如果性格与职业相匹配时，才对其能力进行测试考察。由此可见人们对性格的重视程度。因此一个人在选择职业时，除了知识、能力外，首先应考虑的就是自己的性格与职业是否相匹配。心理学专家认为，根据性格选择职业，能使自己的行为方式与职业工作相吻合，更好地发挥自己的聪明才智和一技之长，从而得心应手地驾驭本职工作。秘书工作的特殊性需要与之相适应的性格特点与之相匹配，只有这样才能发挥其性格优势，激发其潜在的能力，调动其工作积极性，提高工作效率，才能在平凡的工作岗位上干出不平凡的业绩。

　　注释：
　　① 罗贯中．三国演义[M] 江苏：凤凰出版社,2004（1）．
　　参考文献：
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　　[5] 喻国华，徐俊贤．普通心理学[M] ．北京：中国科学技术出版社，1995．
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