浅谈企业秘书如何处理好上下级关系(2)

浅谈企业秘书如何处理好上下级关系

　　二、企业秘书与同事关系的处理原则
　　
　　(一)顾全大局 在社会生活中每个人都有自己的个人利益，每个单位都有自身的局部利益，同时一切个人与单位又有不同层次的全局利益和最高层次的国家利益，秘书人员也不例外。如何处理个人与集体、局部与全局、单位与国家之间的利益关系，是人际关系中的一个重要问题。秘书人员应该对本单位的职能和工作范围有个全面地了解，把自己的本职工作放在单位的全局当中考量，这样才能更好地完成任务。在当今信息化和经济全球化时代，秘书如果不了解大局就难以跟上时代的步伐，难以为领导提供卓有成效的参谋辅助。
　　(二)敏言慎行 办公室是一个敏感地带，身处其中的秘书，要尽可能地多观察你周围的同事如何做，虚心请教、模仿并把所从事的工作做得尽善尽美，而尽量避免言语、举止方面的张狂。即使你十分健谈，甚至是出口成章、口若悬河，也必须克制自己。同时，在单位里除了做好你的本职工作外，要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的卫生清扫、桌面整理、准备开水等)，它可以表现出你对单位的热爱、对同事的关心，也体现出你个人良好的品质和修养。因此，你必须时时注意你言谈的恰当，事事注意你举止的适度。
　　(三)宽人严己 秘书长期工作在一起，因性别、性格、年龄、爱好等差异，同事之间因一些细微末节产生一些小误会、分歧甚至争吵是正常的，若争强好胜，处理不当则会酿成纠纷、冲突进而造成伤害，其结果必然是两败俱伤。
　　当好秘书要有着高尚的道德品质，宽人严己，友爱合作，宽容待人，助人为乐，不与别人斤斤计较，不因小怨而存嫌。以博大的胸怀接纳身边的同事，有时退一步海阔天空，适当地忍让也会为自己赢得尊重，赢得好人缘。
　　(四)尊重别人 尊重和重视他人，是秘书人格品质的表现和人际交往的原则。为此，应做到：第一，真正地关心和帮助别人，这是人际关系的关键。如果用爱心和同情心去审视某一个人，那么这个人总有其可爱和可贵之处，而若缺少了爱心和同情心，我们就无法认识和理解别人，也无法与其和睦相处。当同事遇到困难处于困境时，应伸出援助友好之手，尤其是那些与自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人际间的坚冰，让人感到你的仁慈和无私。这样，当你面临困境时，人们也会及时地对你施以援手。第二，要经常真心地表示自己对别人的感激之情，要真诚地赞扬别人的优点。这样，不仅能加深双方的友情，且能促进别人的发展。第三，尊重他人还意味着不要轻视和瞧不起他人，尽管有时是无意的。当自己与别人比较、强调自己的长处、优势或直接贬低别人时，都有可能伤害对方的自尊，造成对方的自卑，甚至影响双方的人际交流。
　　(五)诚信正直 秘书人员在处理人际关系时，要树立“诚信第一”的观念。因为诚信是品德之纲，而正直乃做人之本。现实生活中不乏有些秘书利用领导的“授权”轻易许诺于人，但或置之脑后，或迟迟不办、办而不果而使自己陷入交际困境的实例颇多。因此秘书必须首先保持诚实的美德，以诚感人，这是获取信用取信于人的一种积极方法。只有忠诚老实，言而有信，态度诚恳坦率，行止彬彬有礼，才能在社交活动中赢得广泛的拥护和支持，进而拥有和谐的人际关系。客观的做法是：既不俯仰讨好位尊者，也不藐视冷落位卑者；既要“言正”，不为讨好敷衍某人而歪曲事实，也要“行正、身正”，“以自己良好的人格魅力去打动、影响周围人的心灵；要端庄而不过于矜持，谦逊而不矫饰作伪”。如此，你便会与周围形成良好的交往氛围，增进相互间的团结合作。
　　
　　三、企业秘书接待来访者的工作方法
　　
　　(一)预约来客 这类客人的接待工作相对来说比较简单，一般只需知会一声便可以了。但是，虽然预约客人在心理上已经越过了秘书这道防线。秘书却绝不能就此“事不关己，高高挂起”，摆出一副漠然置之的态度，给来访者造成不快情绪，影响其与领导的会面质量。
　　(二)不速之客 这类来客又可以分为三种情况：
　　1.确有紧急事务须与领导直接商谈者。与这类客人接触，应在礼节允许范围内尽量避免虚礼客套，直接进入实质，及时通知领导，听候处理意见，努力使事情得到迅速有效的解决。
　　2.一般性事务来访者。此类来访者是随机而又频繁的，因此对他们的接待工作在很大程度上是对秘书耐心与应变能力的考验。一方面，要一如既往地热情周到。另一方面，又必须根据事情的轻重缓急分门别类地处理好。
　　3.兴师问罪者。这是一类特殊的来访者，其特点是来访目的中掺杂了过多的感情因素。因此，秘书人员在接待时需格外小自在意，千万不能火上浇油，引起更大麻烦。首先，平息对方的怒火是关键，接下来则应弄清楚对方来访意图及问题的症结所在，作谨慎答复。若对方无理取闹则可采取必要的强硬态度，以维护本组织利益及正常的工作秩序。
　　总之，在接待来访的过程中，秘书应当不骄不躁，不卑不亢，将“服务于组织，服务于公众”的理念贯穿于工作始终。
　　美国成人教育家戴尔•卡耐基认为，一个人事业上的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。所以，无论是秘书，还是领导，都应主动地、积极地培养交际的能力，努力建立良好的人际关系，以利于工作的开展，利于提高工作效率。
　　
　　［参考文献］
　　［1］向国敏：《现代秘书学与现代秘书实务》。
　　［2］翁世荣：《现代秘书学》：1989年版。
　　［3］周恩珍、周文建、史华楠：《秘书心理学》，1990年版。
　　［4］王殿松：《助手之道——谈秘书工作》。
　　［5］赵国庆：《两件难堪事交我做秘书》，《秘书》2008年第1期。