关于新形式下高校基建档案管理工作的创新

关于新形式下高校基建档案管理工作的创新

　　论文摘要：高校基建档案是高校重要的档案资源，是学校基本建设活动中产生的重要原始凭证和依据。本文从高校基建档案的重要性入手，介绍了高校基建档案的内容、作用及其特点，分析了高校基建档案管理存在的问题，提出了几点可实施的建议。 
　　论文关键词：高校；基建档案；管理；对策 
　　随着我国高等教育的快速发展，招生规模不断扩大，高校的基本建设进入了高速发展时期，随之而来的是高校园区、大学城、新校区建设如雨后春笋蜂拥而上，每个建设新校区的高校要花几个亿或十几个亿投入到学校的征地、建设、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设。高校投入大量的资金建设教学、实验、办公、生活辅助用房及配套基础设施道路、地下管道和环境绿化等等，建设过程中产生了大量有保存价值的基建档案资料，高校基建工程档案资料是学校档案的重要组成部分，它不仅是高校基建工作真实记录，而且是以后高校发展过程中建设规划、管理及改扩建、维修的重要依据。它记录了学校建设发展的历史轨迹，其实际保存价值应该受到重视。 
　　高校基建部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，但建设单位作为工程项目管理的主体，自然要做好基建档案管理工作。任何基本建设缺少工程档案，就缺少了日常维护和以后改造的依据，基建档案不仅能反映该建筑物的变化和发展，为学校规划、建设、管理工作提供参考和历史记录，也对学校发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程提供相互要求的依据；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天更有利于将来，是高校一笔宝贵的物质财富。 
　　从现在高校基建管理档案来看，高校基建部门现有建设工程档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，尚存在一些不容忽视的问题，如：档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。因此，必须加强建设工程档案的管理，建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。 
　　一、高校基建档案的主要内容和特点 
　　高校基建档案作为高校建设活动中形成的第一手材料，是高校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设，从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点是： 
　　（一）专业性 
　　是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。 
　　（二）成套性 
　　是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。 
　　（三）现实性 
　　是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基建档案在学校将来发展规划中发挥着重要的使用价值。 
　　（四）周期长 
　　主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。归档工作随着工程项目竣工结算才能完结，持续时间长，一般为1-2年，大型项目2年或更长时间，时间跨度不可预见。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的。 
　　二、高校基建档案管理的意义 
　　（一）记录高校建设历史 
　　基建档案承载了高校基本建设大量的信息，它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。 
　　（二）对高校的续建和发展具有参考作用 
　　完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如某高校拟在原教学大楼上加层，该楼的基础设计承载7层的荷载，当时由于资金不足仅建了4层，那么可以直接查阅原始图纸资料，根据设计图纸直接施工。 
　　（三）在建设过程中可以重复利用 
　　档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录，而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备这样的特征，可以重复利用或参考。工程设计档案已经过实践的考验，通用性很强的设计标准图整理归档后，重复利用不仅可以缩短建设时间，而且还能节省劳动耗费，同时也提高工作效益及建设项目的经济效益。