关于加强教学档案管理工作的思考(2)

关于加强教学档案管理工作的思考

　　二、教学档案管理工作的具体展开
　　教学档案管理工作涉及到教学活动的各个环节，提高教学档案管理工作各个环节的科学性和有效性，将规范具体教学教务工作的展开。
　　1.教学档案的搜集
　　教学档案的搜集是教学档案管理工作的前提和基础。教师、学生和教务管理人员在日常的教学活动、教学建设、教学管理等活动中，形成了诸多具有保存价值的文件资料，如文字、图片、图表、录音、录像等。作为教学档案的管理人员，必须对这些资料进行积极的搜集、整理、分类、归档等，从而做好教学档案的管理工作。同时，作为教学档案管理的相关人员，应合理把握教学文件材料归档的范围，制定相应的教学档案管理计划，力争做到对教学档案的搜集有计划性和实效性。
　　此外，由于教学档案的来源相对分散，从而使得教学材料的搜集相对难度较大。同时，因为教学活动学年性的特点，使得教学档案的归档与其他档案的归档工作不能同步进行，从而容易产生漏档的情况。这些问题都是我们在教学档案的搜集环节中应该着力注意和避免的问题。
　　2.教学档案的归档
　　在教学档案的管理过程中，应尤其重视教学档案的归档工作。教学档案的整理是一项复杂并细致的工作，同时，在教学档案整理的过程中必须按照严格的标准和要求进行。每份教学档案材料从最初的形成到最后的立卷归档，都需要经过十几项具体的内容，如分类、拟写案卷标题、卷内文件排列、编页码、抄写卷内目录等等。

　　此外，在教学档案归档的过程中，应格外注意教学档案的归档材料，应反映出教学实践活动和教学管理的全过程，尤其在归档的过程中，应按照教学、科研、管理等活动的各个阶段来搜集材料，具体来说，一方面，要把需存档的所有资料补齐、补全，使得相关材料合理连贯、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教学档案材料进行鉴别，去伪存真、去杂存整、去劣存优，从而确保教学档案材料的准确性和有序性。
　　3.教学档案的保管
　　教学档案的保管，包括教学档案的保存、借阅、返还等各个环节，因此，必须要根据学校和学院的实际情况，制定相应完善的教学档案管理制度，从而使得具体工作有制度可依、有制度可循。同时，对于教学档案的保管应有专人负责，应尽量挑选政治素质好，且具备一定的教学管理经验的人员从事这项工作。
　　另外，随着教学档案资料越来越多，教学档案管理信息系统的建立和应用具有现实性和高效性，以电子档案代替纸质档案的工作已势在必行。因此，对于档案教务管理人员来说，应掌握计算机多媒体等先进技术，同时可采用相关的档案信息管理软件对教学档案进行管理，进而快速、便捷、直接地对教学档案进行处理。
　　总之，对于教学档案材料的管理，必须如实反映教学工作和教学管理过程中的各个重要环节，同时应从具体的实际工作出发，遵循其自然规律和逻辑联系，客观体现教学活动自身的特点。
　　三、加强教学档案管理工作的具体举措
　　第一，建立健全教学档案管理制度。
　　科学的教学档案管理制度，对加强教学档案管理工作意义重大。具体来说，一方面要根据学校的相关规定和标准，并结合本院系的具体情况，制定相应的各项具体管理制度，如学院的教学档案管理实施细则等。另一方面，要确立档案管理人员的岗位管理制度，如档案的搜集、保管、利用等要有专人负责，明确工作人物和职责范围，做到责权明确。当然，教学档案管理工作较为复杂，不能只靠制度，还应有其他相应的管理手段为补充，如通过宣传教学档案归档的重要性，使教职工和学生充分认识档案工作的重要性，进而自觉参加这项工作。这些都可以使教学档案的管理工作朝着更加标准、更加科学的方向发展。 
　　第二，加强服务意识，配合教师积极做好归档查档工作。
　　在教学档案管理的过程中，要积极配合教师做好归档、查档的工作。对于处在教学一线的教师来说，他们提供着教学档案的一手材料，这些材料直接反映教学情况，如让他们切实体会到归档的好处和价值，可以直接提升教学档案管理工作的有效性。如，优秀教师讲稿的汇编、教学经验的总结、教学研究论文的汇总等，都直接反映了教学工作的情况和进展。总之，应充分调动档案管理人员的积极性，提高教学档案管理，从而充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用。
　　第三，提升教学档案管理人员的业务素质和能力。
　　教学档案管理人员的业务素质和业务能力直接关系到教学档案管理工作的水平，因此，要尽可能采取多渠道、多层次、多形式的方法，对档案管理人员进行教学档案管理知识的相关培训，进而提升他们的业务水平，如案卷的整理、归档的内容和范围、编研的质量等。同时，档案管理人员应具有责任精神和敬业精神，在工作中应树立超前意识，主动摸索教学档案管理工作的规律，从而优化具体的教学档案管理工作。这些对于提升教学档案管理水平，具有重要的意义。
　　第四，提高教学档案管理工作的现代化水平。
　　随着高校教育事业的不断发展，原先旧的教学档案管理机制已不能适应当前教学档案管理工作的需要，甚至在某些方面制约了档案管理工作的进步和发展。在具体工作中，我们应当更新观念，逐步将先进的档案管理技术和档案管理设备引入到具体的教学档案管理工作中，从而实现教学档案管理的信息化。如，成绩管理系统、学籍管理系统等信息系统的建立，提高了日常工作的效率，避免了人力、物力资源的浪费。同时，可建立网上档案服务平台，从而方便进行教学资料的检索和查询，进而发挥档案管理工作的实效作用。
　　总之，在高校的教育教学活动中，教学档案有着重要的作用。高校应充分注重教学档案管理工作的重要意义，提升教学档案管理的科学性和有效性，形成教学档案管理的先进科学模式，从而推动教育教学工作的开展。