试析档案管理信息平台的深化与应用

试析档案管理信息平台的深化与应用

　　论文摘要：介绍了厦门电业局档案管理信息平台深化应用的背景、目标、实施步骤、效果及前景，以供借鉴。 
　　论文关键词：档案管理；信息化；文件  
　　 
　　近年来，随着信息技术高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。 
　　一、档案管理信息平台深化应用的背景 
　　当前，国家电网公司加快实现电网和公司发展方式转变，努力创建“一强三优”（电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀）现代公司。国家电网公司高度重视档案管理工作，并将其作为企业管理重要组成部分，大力推进档案管理信息化。2006年，国家电网公司与紫光电子档案事业部合作开展“国家电网公司档案管理信息平台建设项目”；2009年，在国家电网公司公司总部、华中电网公司、四川省电力公司等网省公司试点成功。目前，国家电网档案管理信息平台已成功嵌入国家电网公司协同办公系统，福建省电力公司随即也全面推广应用，厦门电业局作为国家电网公司辖区内唯一的特区供电企业，在福建省电力系统内率先深化应用该档案管理信息平台。 
　　厦门电业局档案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系统率先晋升为“国家一级”，连续3年获得省公司档案管理先进单位、连续6年获得厦门市档案先进集体称号。截至2010年底，共有综合档案室1个，二级综合档案室17个，共有文书、科技、会计档案近 30万卷（件），机读目录12万余条，照片档案4000余张，及音频、视频档案200多份。 
　　但目前厦门电业局档案管理工作还依然存在一些问题：一是仍存在大量纸质档案未实现数字化；二是各部门之间系统互不相连、数据互不交换、信息孤岛较为严重，无法形成统一的档案信息资源库；三是各部门档案管理水平及管理软件应用水平参差不齐，低水平重复建设现象较为严重，软件管理系统功能存在缺陷，无法保证文件的真实性、可靠性、完整性与可用性；四是软件管理系统的自动化、智能化程度不高，用户查询档案信息的效率较低；五是灵活性不足，不能适应机构调整对档案管理的要求。因此，急需通过深化应用统一的档案管理信息平台来破解上述问题和难题。